اگر فردی منظم و متبحر در انجام کارهای دفتری هستید و دنبال کارهای خیلی تخصصی نیستید، این شغل برای شما مناسب است.
منشی در لغت به معنای ایجادکننده، بوجودآورنده و ابداع کننده است. اما در کسب و کار و ادبیات روزمره منشی / مسئول دفتر به شخصی گفته می‌شود که توسط شخص یا سازمانی استخدام گردد و از عهده وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی برآید.
در برخی از شرکت ها نقش مسئول دفتر ها پر رنگ تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می پردازند.
به طور سنتی و در تمام دنیا خانم ها علاقه بیشتری برای انجام این شغل دارند. به عبارت بهتر خانم ها این شغل را بهتر از آقایان انجام می دهند و به همین دلیل درصد بیشتری از این شغل را خانم ها اشغال کرده اند.
یک منشی خوب در این کار باید مهارت های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی داشته و در کار با کامپیوتر و تایپ متبحر باشد. همچنین باید به جزئیات توجه کرده و بتوانید فشار کاری زیاد را تحمل کند. اغلب منشی ها به صورت تمام وقت در محیط های اداری و دفاتر کار خصوصی مشغول فعالیت هستند.
وظایف مسئول دفتر
-
نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی
-
تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
-
دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
-
پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
-
پاسخگویی به تلفن ها
-
کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
-
تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها
-
کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری
-
و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت
منشی ، منشي ، مسئول دفتر ، منشی مدیر عامل ، منشي مدیرعامل ، مسئول دفتر شرکت
دانش و مهارت مورد نیاز منشی
-
مهارت های نوشتاری و گفتاری خوب – به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد
-
مهارت سازماندهی و مدیریت زمان – به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش های مختلف و ...
-
مهارت در تایپ، کار با برنامه های مورد نیاز کامپیوتری
-
آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه نگاری – زیرا در خیلی از شرکت ها نامه های اداری توسط منشی تایپ می شود.
-
دقت و توجه به جزئیات
-
توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
-
توانایی کار تیمی – زیرا مسئول دفتر یا منشی در بسیاری از شرکت ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آنها تعامل مثبت و سازنده ای داشته باشد.
-
رازداری - زیرا منشی نزدیکترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگی های مهم او برای مدیریت به حساب می آید.
بازارکار مسئول دفتر
شما می توانید در بخش اداری یا دفتری هر سازمان یا شرکت دولتی و خصوصی مشغول به کار شوید. با کسب
تجربه و مهارت بیشتر می توانید به رده های کارشناس یا مدیر اداری دست یابید.
وضعیت استخدام این شغل در برخی از کشورهای جهان به شرح زیر است :
آمریکا - یش بینی می شود میزان استخدام منشی بین سالهای 2010 تا 2020، رشد 12 درصدی خواهد داشت. در حالی که متوسط این رشد برای همه مشاغل 14 درصد می باشد.
استرالیا - در بازه زمانی 5 سال قبل، میزان استخدام منشی ها رشد منفی 29 درصدی داشته و روند کاهشی در آینده برای آن پیش بینی می شود.
ایران – آمار و ارقام دقیقی در این خصوص منتشر نشده است اما به طور کلی با توسعه کسب و کار و رونق اقتصادی که به تبع آن فعالیت شرکت ها و سازمان ها افزایش یافته و کارآفرینی بهبود می یابد، نیاز اشخاص، شرکت ها و سازمان ها به کارکنان دفتری از جمله منشی نیز افزایش خواهد یافت.
منشی ، منشي ، مسئول دفتر ، منشی مدیر عامل ، منشي مدیرعامل ، مسئول دفتر شرکت
حقوق و درآمد مسئول دفتر
درآمد این شغل در برخی از کشورهای جهان عبارتند از :
استرالیا - میزان متوسط درآمد سالیانه در این شغل 47.300 دلار (قبل از کسر مالیات) می باشد.
انگلستان - میزان متوسط درآمد سالیانه برای افراد تازه کار بین 17.000 تا 21.500 دلار، برای افراد با تجربه بین 23.000 تا 29.000دلار و برای منشی های خصوصی و با وظایف خاص تا 38.000 دلار می باشد.
ایران – آمار دقیقی در دسترس نیست.
شخصیت های مناسب این شغل
در یک انتخاب شغل صحیح و درست، عوامل مختلفی از جمله ویژگی های شخصیتی، ارزش ها، علایق، مهارت ها، شرایط خانوادگی، شرایط جامعه و ... برای هر فرد باید در نظر گرفته شوند. یکی از مهم ترین این عوامل ویژگی های شخصیتی می باشد. شناخت درست شخصیت هر فرد فرآیندی پیچیده و محتاج به تخصص و زمان کافی است. البته هر فردی ویژگی های منحصربه فرد خود را دارد، حتی افرادی که به نوعی تیپ شخصیتی مشابه دارند، باز هم در برخی موارد با یکدیگر متفاوت هستند. به طور کلی همیشه افراد موفقی از تیپ های شخصیتی مختلف در تمام مشاغل هستند و نمی توان دقیقا اعلام کرد که فقط تیپ های شخصیتی خاصی هستند که در این شغل موفق می شوند. اما طی تحقیقاتی که صورت گرفته تیپ های شخصیتی ای که برای این شغل معرفی می شوند، عموما این کار را بیشتر پسندیده و رضایت شغلی بیشتری در آن داشته اند.
شخصیت های مناسب این شغل بر اساس شخصیت شناسی MBTI :
این تیپ شخصیتی توان خوبی در سازماندهی داشته و توجه زیادی به جزئیات دارد.
معرفی شغل کارمند آژانس مسافرتی